KOMMUNIKATIONSDREHSCHEIBE FÜR UNTERNEHMEN. MICROSOFT SHAREPOINT.

Microsoft SP bietet eine Plattform zum Austausch von Dokumenten und Informationen innerhalb des Unternehmens, mit Partnern, Kunden und Lieferanten. Microsoft SharePoint fördert dadurch die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität. Außerdem ist Microsoft SharePoint als Intranet Portal eine zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen und bildet Prozesse der täglichen Arbeit ab und vereinfacht sie.

Herausforderungen

Die ewige Suche. Datenflut und Versionschaos.

Ein Dokument, viele Versionen

Das Verteilen von Dokumenten via E-Mail führt meist dazu, dass sehr schnell unterschiedlichste Versionen des Dokuments im Unternehmen kursieren. Mühsames Zusammenführen der Versionen kostet Zeit und Nerven. 

Bewältigung der Datenflut

In Unternehmen entstehen tagtäglich gewaltige Datenmengen. Darüber den Überblick zu bewahren und Informationen auf Knopfdruck zu finden ist eine Herausforderung für jeden Mitarbeiter. Die Gefahr, dass Dokumente in der Datenflut verloren gehen oder schlichtweg nicht mehr gefunden werden ist groß.

Qualitätsmanagement

Die Einhaltung von Standards und Auflagen ist notwendig um Unternehmens-Zertifizierungen (ISO 9000, ISO 9001) zu erhalten, welche als Gütesiegel für Unternehmen und deren Produkte fungieren. Für diese Zertifizierungen müssen Richtlinien und Dokumentationen angelegt werden, welche nachvollziehbar an einer zentralen Stelle abzulegen sind.

Ressourcenschonung im Support

Die Kernprozesse von Unternehmen werden meist schon in ERP- oder CRM-Systemen abgebildet und automatisiert. Aber auch die Automatisierung und Digitalisierung von Supportprozessen ist zu fokussieren, denn gerade hier können Arbeitszeit und Kosten eingespart werden. 

Lösung

Kommunikation und Zusammenarbeit. An einem Ort.

Microsoft SharePoint unterstützt im Geschäftsalltag:

  • Zentraler Zugang zu Anwendungen, Prozessen und Informationen
  • Automatisierung von internen Prozessen
  • Zentrales Dokumentenmanagement und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten inkl. Versionierung und Rechtevergaben
  • Erleichterte Zusammenarbeit in Teams und Projekten
  • Umfangreiche Suche nach Informationen und Dokumenten im SharePoint und auch übergreifend in anderen Systemen
  • Abbildung von Wissensmanagement und erleichterter Know-how-Transfer
  • Zusammenarbeit mit externen Personen in Kunden- oder Lieferantenportalen
  • Mobile Applikationen für den Datenzugriff auf Handy und Tablet-PC
  • Integration von Anwendungen zur Schaffung einer einheitlichen Benutzerschnittstelle für den Endanwender

Nutzen

Eine Plattform. Eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Zentrale Informationsplattform

In Microsoft SharePoint stellt das Unternehmen alle Informationen und Dokumente zur Verfügung, welche die Mitarbeiter für die tägliche Arbeit benötigen. Dank der Zentralisierung greift jeder Mitarbeiter auf die aktuellste Version zu.

Zusammenarbeit leicht gemacht

Eine Kollaborationsplattform unterstützt Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit und dem Austausch von Informationen. Im Geschäftsalltag wird dadurch viel Zeit eingespart, zusätzlich sind die Daten in Microsoft SharePoint geschützt und sicher aufbewahrt.

Automatisierung von Prozessen

Microsoft SharePoint bietet eine eigene Workflow Engine, die Workflows und Prozesse abbildet. Damit können einerseits formularbasierte Prozesse, wie On- und Offboarding oder Reisekostenabrechnungen, andererseits auch dokumentenbasierte Workflows, wie die Eingangsrechnungsverwaltung oder QM-Prozesse, abgebildet werden.

Integriertes Business Intelligence Reporting

In Microsoft SharePoint können einfach und schnell Business Intelligence Dashboards erstellt werden. Die Daten werden über Excel Services und Microsoft Power BI im SharePoint dargestellt. Damit lassen sich Reports aus unterschiedlichsten Systeme und Datenquellen aufbereiten und anzeigen und Geschäftsentscheidungen schneller treffen.

Intelligente Suche

Microsoft SharePoint durchsucht Unternehmensdaten und Dokumente schnell und effizient. Es wird nicht nur nach Dateinamen oder Metadaten gesucht, sondern auch nach den Inhalten der Dokumente. Eine Suche über die Cloudumgebung hinweg auf den lokalen Server ist auch möglich. 

Wissen bleibt im Unternehmen

Durch Wikis und Blogs geht das Wissen aus Projekten dank Microsoft SharePoint nicht verloren, es kann jederzeit abgerufen werden und als Grundlage für neue Aufträge dienen. Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist sein Wissen zum Projekt direkt im Projektportal abgelegt.