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Wissen Sie um welche Marke es sich handelt? Wahrscheinlich schon, oder? Egal wie man zu einer Werbelinie steht, man verbindet sie unweigerlich mit einem Produkt oder Marke. Warum sollte das mit einem Projekt nicht auch so sein?

Projektmarketing ist wichtig, aber keiner machts

Ich kann mich noch an eine Vorlesung „Grundlagen Projektmanagement“ erinnern. Da kam das Thema Projektmarketing auf. Etwa in dieser Art: „Es gibt Projektmarketing und es ist wichtig.“

Das ist grob der zusammengefasste Inhalt dieser einen Powerpoint Slide, die das Thema behandelt hat. Und das wars dann auch schon für die nächsten drei Jahre Studium. Auch die Literatur gibt sich oft theoretisch und etwas unpraktisch.

Und dann gibt es noch die Kostendebatte: „Das ist doch unnötig und braucht keiner“ (oder so ähnlich).

Als Folge gibt es Millionen von Projektplänen mit dem Arbeitspaket Projektmarketing, um das sich niemand kümmern will und für das sich niemand interessiert. Und dann scheitern Projekte. Schnell wird der Schuldige gefunden – die Anforderungen waren nicht klar oder die Kommunikation war schlecht. Was das mit Projektmarketing zu tun hat? Weiterlesen

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Um Sie in der Projektarbeit zu unterstützen, bietet Office 365 viele Tools für Kommunikation und Kollaboration. Aber auch für das Projektmanagement stellt die Microsoft Plattform Lösungen zur Verfügung. Die bekannteste Projektmanagement-Lösung aus dem Hause Microsoft ist sicherlich MS Project. Dazu bietet Office 365 auf Basis von SharePoint Online die Project Online Plattform. Darüber können Sie Ihre Projekte zentral verwalten und in SharePoint-Websites zusammenarbeiten.

Vergangenes Jahr wurde dann Planner veröffentlicht, womit vor allem agile Projekte im Aufgabenmanagement unterstützt werden sollen. Heuer ist nun Project Service Automation für Dynamics 365 (PSA) veröffentlicht worden.

Diese 3 Tools bieten Ihnen nun verschiedenste Möglichkeiten Ihre Projekte zu verwalten, decken dabei aber auch unterschiedliche Anforderungen ab. Im Folgenden habe ich einige Anforderungen aufgelistet und möchte Ihnen einen Überblick bieten, welche der Lösungen welche Anforderungen erfüllt.

Gegenüberstellung: Planner vs. Project Online vs. Project Service Automation

projektmanagment_office365_fwi1 Weiterlesen

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Sie kennen das sicher. Ein neues Projekt startet. Nachdem man schon das eine oder andere über den Flurfunk erfahren hat, findet jetzt endlich der Kickoff statt. Alle sind motiviert und enthusiastisch und dann…

Dann gehen alle wieder ihrem Tagesgeschäft nach. Der erste Arbeitstermin findet einige Wochen nach dem Kickoff statt, keiner fühlt sich so richtig verantwortlich und die Beteiligten haben nur noch eine leise Ahnung, worum es eigentlich geht.

Der zarte Setzling, der sich angeschickt hat ein stattlicher Baum zu werden, verdurstet, weil ihn keiner hegt und pflegt oder keiner weiß, dass es eigentlich um diesen Setzling geht.

Kickoffs sind nur unnötige Zeitfresser

Oft wird die Notwendigkeit des Kickoffs nicht realisiert und als unnötiger Overhead wahrgenommen. Unsere Erfahrung zeigt hier ein anderes Bild. Der Kickoff ist eines, wenn nicht sogar das wichtigste Ereignis im Leben eines Projekts. Es ist die einmalige Chance alles richtig oder falsch zu machen. Denn es ist der Startpunkt einer Phase im Projektlebenszyklus – der Projektstartphase. Das Problem des Kickoffs und der Projektstartphase ist, wenn sie richtig und gut gemacht werden, wird man nie die Kosten sehen, die man sich erspart hat. Weiterlesen

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Alle reden davon wie wichtig es ist, Projektziele zu definieren. Und doch haben die meisten Projekte keine Ziele. Oder noch schlimmer, keine messbaren Ziele. Sie werden jetzt vielleicht sagen: „Meine Projekte haben immer Ziele!“ Haben Sie das? Oder sind es vielleicht nur Wünsche?

Warum Projektziele wichtig sind

Der Titel des Beitrags bringt es eigentlich schon auf den Punkt. Wie soll ich wissen, wie ich hinkomme, wenn ich nicht weiß wohin ich will? Projektziele sagen einem genau das – nämlich wo die Reise hingehen soll. Wie wir dorthin kommen, ist dann Sache des Projektteams.

Projektziele geben jeder Aktivität im Projekt einen Rahmen. Zum Beispiel findet das Erheben von Requirements immer vor dem Hintergrund der Projektziele statt. Jede Person im Projektteam muss sich zu jeder Zeit fragen, ob deren Arbeit das Projekt näher an dessen Ziele bringt oder nicht. Damit wird sichergestellt, dass alle in die gleiche Richtung gehen. Ohne Projektziele wird jeder seine eigene Interpretation einer Zielerreichung haben und unterschiedliche Richtungen einschlagen oder eigene Interessen verfolgen.

Aber es gibt noch andere wichtige Aufgaben von Projektzielen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wann ein Projekt in einer Krise ist? Was definiert eine Krise? Der Ausfall einer Ressource? Eine hohe Anzahl an Bugs? Nein – das Projekt steckt in einer Krise, wenn eines oder mehrere Projektziele nicht erreicht werden können. Denn dann steht der gesamte Sinn des Projekts in Frage. Weiterlesen

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Am 27. April 2016 wurde vom Europäischen Parlament in Straßburg relativ unbemerkt von der Öffentlichkeit ein Gesetz verabschiedet, das massiven Einfluss auf Unternehmen haben und die Rechte von Konsumenten stärken wird: die EU Datenschutzgrundverordnung (Verordnung 679/2016), abgekürzt DSGVO (oder GDPR in englischen Publikationen für „General Data Protection Regulation“).

Der Verabschiedung dieses Gesetzes ging ein langer Diskussionsprozess voraus. Der Trilog aus Experten und Mitgliedern des Europäischen Parlaments, der EU-Kommission und des Europäischen Rates hatte die Aufgabe die Anforderungen, Wünsche und Bedenken der EU-Mitgliedsstaaten, der Industrie und  diverser Bürgerrechtsorganisationen mit den EU-Rechtsgrundlagen, der technischen Entwicklung und den jüngsten Enthüllungen über missbräuchliche Datenverwendung (Stichwort Edward Snowden) in Einklang zu bringen.

Das Ergebnis ist ein fast 90 Seiten langes Rechtsdokument aus mehr als 170 erklärenden Erwägungsgründen und 99 Gesetzesartikeln, das hier in allen Amtssprachen der EU eingesehen werden kann.

Die im Gesetz definierten sehr hohen Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des globalen Jahresumsatzes eines Unternehmens (es zählt der jeweils höhere Wert!) zeigen den Stellenwert, der dem Thema Datenschutz gegeben wird. Weiterlesen

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Als Application Developer mit Background MS Dynamics CRM, war der Umstand, dass die diesjährige European SharePoint Conference 2016 in Wien abgehalten wurde, ein Glücklicher. Ich habe die Möglichkeit, die ESPC zu besuchen, gerne angenommen und mir gleich einen Schlachtplan zurechtgelegt. Aufgrund der Vielzahl an Sessions und der interessanten Themen war dies nicht so einfach. Natürlich haben mich vorrangig jene Vorträge angezogen, die mir in der täglichen Arbeit einen Vorteil bieten. Dennoch sehe ich auch gerne über den Tellerrand hinaus und informiere mich über neue Technologien und künftige Trends.

Die Office 365 Development Plattform

Als Dienstleister versuchen wir immer unseren Kunden eine bestmögliche Arbeitsumgebung bereitzustellen. Der Kunde beauftragt meist nur das Optimieren bzw. Implementieren eines einzelnen Tools. Der Alltag sieht aber anders aus: Der Kunde benutzt im Vertrieb MS Dynamcis CRM, als Messaging Tool wird Skype oder Yammer eingesetzt und als E-Mail-Programm Microsoft Outlook. Weiterlesen

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Dieses Jahr findet die European SharePoint Conference in Wien statt, womit sich ein Besuch umso mehr anbietet. Abgesehen davon wurde SharePoint 2016 veröffentlicht und in Office 365 tut sich sowieso immer etwas. Neben vielen technischen Sessions zu Azure Active Directory, SharePoint Framework und APIs, finden sich auch ein paar Sessions zu Business Themen. Ich habe für Sie ein paar interessante Punkte herausgegriffen und sie mir im Detail angesehen.

German Cloud

Datensicherheit und der Ort der Datenablage sind nach wie vor ein Dealbreaker bei Office 365. Deshalb arbeiten Microsoft und T-Systems zusammen, um die German Cloud anzubieten. Dazu werden Azure AD, Office 365 und CRM online in zwei deutschen Datenzentren von T-Systems, in Frankfurt und Magdeburg, gehostet. Somit liegen keine Daten außerhalb Deutschlands. Auch die Datenübertragung erfolgt nur zwischen dem Datenzentrum in Deutschland und ihrem Standort. Auch eine Synchronisierung für Ausfallszenarien erfolgt nur zwischen den beiden Datenzentren und nicht mit den restlichen Datenzentren von Microsoft. Weiterlesen

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Wenn man sich in der IT-Branche ein wenig umhört, kommt man nicht daran vorbei: Agilität ist in aller Munde. Es soll viel besser sein, sein Projektvorgehen agil zu gestalten, als mit einem Wasserfall. Stimmt das? Scheitern agile Projekte nicht? Die Antwort ist ein klares Jein.

Wasserfall = Sicherheit? Agil = Unsicherheit?

Wasserfallprojekte kennt jeder. Das Projekt startet, man spezifiziert die Anforderungen, es wird entwickelt, um dann am Ende zu sehen, dass das, was man geliefert bekommt, nicht unbedingt dem entspricht, dass man sich vorgestellt hat. Trotzdem werden Softwareprojekte immer wieder als Wasserfall abgewickelt. Man kann sich jetzt fragen, warum das so ist. Wasserfallprojekte geben eine Sicherheit, die aber höchstens eine gefühlte Sicherheit ist. Man unterliegt der Illusion, dass man von Beginn an weiß, was man bekommt und wieviel man dafür bezahlt.

Agile Projekte vermitteln dem Unerfahrenen hingegen Unsicherheit. Man glaubt nicht zu wissen, was man am Ende hat. Man weiß auch nicht so recht, was es kosten wird. Die Realität zeigt uns aber, dass man das beim Wasserfall eigentlich auch nicht weiß. Der Scope verändert sich in jedem Wasserfallprojekt – Reizwort Change Request. Bei agilen Projekten werden nicht zu Beginn gleich alle Anforderungen definiert, sondern im Laufe des Projekts sukzessive ergänzt. Das bedeutet aber auch nicht, dass agile Projekte ziellos sind. Das Gegenteil ist der Fall: Agile Projekte folgen zu jeder Zeit immer der zu Projektstart definierten Produktvision. Man weiß also in welche Richtung man will und wo man am Ende stehen möchte. Weiterlesen

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Zusammenarbeit spielt nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens eine Rolle. Eine schnelle und effiziente Möglichkeit zur Kommunikation und zum Austausch von Informationen mit Partnern, Lieferanten und Kunden, kann die Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessern und so die Zusammenarbeit entscheidend beeinflussen. Office 365 bietet in den unterschiedlichen Tools auch Möglichkeiten mit Benutzern, die nicht zum eigenen Unternehmen gehören, zusammenzuarbeiten.

Skype for Business: Mehr als nur Telefonie

Zur Kommunikation mit Kunden und Partnern können Sie über Skype for Business auch mit externen Benutzern telefonieren, Videokonferenzen abhalten und Bildschirmübertragungen starten. Damit können Sie, statt einfachen Telefonaten, interaktive Meetings abhalten. Wenn alle Teilnehmer auch die Inhalte sehen, über die gerade gesprochen werden, hat dies einen großen Einfluss auf die Konzentrationsspanne und dient natürlich auch dem leichteren Verständnis der Inhalte.

Yammer: Das Social Network für den Berufsalltag

Auch über Yammer können Sie in externen Gruppen oder externen Netzwerken mit Ihren Kunden in Kontakt treten. Vor allem für Fragen oder Hilfestellungen rund um Produkte und Leistungen bietet sich der Einsatz von Yammer an. So können auch andere Kunden in Diskussionen einsteigen und eine Community rund um Ihre Produkte aufgebaut werden. Beispielsweise eine Gruppe rund um MS Dynamis CRM, in der sich Mitarbeiter/-innen von Microsoft, Microsoft Partnern und MS Dynamics CRM Kunden sich zur Software austauschen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass für den Einsatz von Yammer jeder Beteiligte auch eine Yammer-Lizenz benötigt. Weiterlesen

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Wie viele Stunden haben Sie im letzten Monat mit der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Verträgen oder anderen strukturierten Dokumenten verbracht? Vermissen Sie diese Stunden bei anderen Tätigkeiten, denen Sie gerne mehr Zeit widmen möchten? Wir geben Ihnen eine Lösung in die Hand, die Ihnen das Leben erleichtern wird – dox42.

Wie werden Dokumente in Unternehmen erstellt?

Dokumente werden in nahezu allen Geschäftsprozessen erstellt. Das können Angebote, Verträge, Rechnungen und vieles mehr sein. In vielen Unternehmen wird bei der Erstellung dieser Dokumente auf eine der folgenden drei Varianten zurückgegriffen:

  • Copy/Paste: Warum das Rad neu erfinden, wenn ich mein Angebot auch aus den Bestandteilen vorhandener Dokumente kopieren kann? Ihre Angebote sind dabei individuell, kosten aber in der Erstellung viel Zeit, sind fehleranfällig und machen einfach keinen Spaß.
  • Makros und Serienbriefe: Mit Hilfe von Markos und Serienbriefen können Sie die Automatisierung durchaus steigern. Sobald Sie diese aber in Microsoft Dynamics CRM oder Microsoft SharePoint nutzen und dynamische Inhalte integrieren möchten, geraten Sie schnell in eine funktionelle Sackgasse.
  • Printmöglichkeiten in den Systemen: Sie haben bereits die Möglichkeit der Dokumentengenerierung per Klick in Ihrem Unternehmen durch die IT? Kann das Design Ihre Kunden begeistern? In vielen Fällen zeigt sich hier recht schnell die Limitierung im Rahmen der Individualisierung, des Designs und vor allem der Änderbarkeit durch die Fachabteilungen.

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