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Wissen Sie um welche Marke es sich handelt? Wahrscheinlich schon, oder? Egal wie man zu einer Werbelinie steht, man verbindet sie unweigerlich mit einem Produkt oder Marke. Warum sollte das mit einem Projekt nicht auch so sein?

Projektmarketing ist wichtig, aber keiner machts

Ich kann mich noch an eine Vorlesung „Grundlagen Projektmanagement“ erinnern. Da kam das Thema Projektmarketing auf. Etwa in dieser Art: „Es gibt Projektmarketing und es ist wichtig.“

Das ist grob der zusammengefasste Inhalt dieser einen Powerpoint Slide, die das Thema behandelt hat. Und das wars dann auch schon für die nächsten drei Jahre Studium. Auch die Literatur gibt sich oft theoretisch und etwas unpraktisch.

Und dann gibt es noch die Kostendebatte: „Das ist doch unnötig und braucht keiner“ (oder so ähnlich).

Als Folge gibt es Millionen von Projektplänen mit dem Arbeitspaket Projektmarketing, um das sich niemand kümmern will und für das sich niemand interessiert. Und dann scheitern Projekte. Schnell wird der Schuldige gefunden – die Anforderungen waren nicht klar oder die Kommunikation war schlecht. Was das mit Projektmarketing zu tun hat? Weiterlesen

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Um Sie in der Projektarbeit zu unterstützen, bietet Office 365 viele Tools für Kommunikation und Kollaboration. Aber auch für das Projektmanagement stellt die Microsoft Plattform Lösungen zur Verfügung. Die bekannteste Projektmanagement-Lösung aus dem Hause Microsoft ist sicherlich MS Project. Dazu bietet Office 365 auf Basis von SharePoint Online die Project Online Plattform. Darüber können Sie Ihre Projekte zentral verwalten und in SharePoint-Websites zusammenarbeiten.

Vergangenes Jahr wurde dann Planner veröffentlicht, womit vor allem agile Projekte im Aufgabenmanagement unterstützt werden sollen. Heuer ist nun Project Service Automation für Dynamics 365 (PSA) veröffentlicht worden.

Diese 3 Tools bieten Ihnen nun verschiedenste Möglichkeiten Ihre Projekte zu verwalten, decken dabei aber auch unterschiedliche Anforderungen ab. Im Folgenden habe ich einige Anforderungen aufgelistet und möchte Ihnen einen Überblick bieten, welche der Lösungen welche Anforderungen erfüllt.

Gegenüberstellung: Planner vs. Project Online vs. Project Service Automation

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Haben Sie inzwischen den Überblick verloren? Oder sind sie generell erst beim Einstieg in das Thema Office 365 und möchten wissen, was alles dahintersteckt?

Seit der ersten Vorstellung hat sich bei Office 365 viel getan. Alle paar Monate kommen neue Tools hinzu und neue Features werden fast im Monatsrythmus gelauncht. Da verliert man schnell den Überblick, wenn man nicht ständig am Laufenden bleibt. Auch für uns als FWI ist es manchmal schwierig nichts zu verpassen. Also wie kompliziert ist es dann erst für jemanden, der (noch) nicht in der Microsoft Welt lebt?

In diesem Blogbeitrag gebe ich Ihnen einen Überblick über Änderungen und Neuerungen in Office 365. Auf die Details der einzelnen Tools wird dann in eigenen Blogbeiträgen eingegangen, bzw. gibt es für einige dieser Apps schon Beiträge.

Teams

Microsoft Teams ist ein Kommunikations- und Collaborations-Tool, welches im November 2016 vorgestellt wurde. Dabei legt Microsoft Teams den Fokus auf Chat-basierte Kommunikation. Durch den Einsatz von Microsoft Teams lässt sich die Kommunikation innerhalb von Projektteams vereinfachen und, im Vergleich zu E-Mails, beschleunigen. Damit stellt Microsoft Teams ein direktes Pendant zu Trello dar.

Aber Microsoft Teams kann nicht nur als Team-Chat verwendet werden, sondern bietet auch die Möglichkeit, je nach Bedarf, SharePoint-Dokumentenbibliotheken, OneDrive-Ordner, Notizbücher aus OneNote, Planner, Wikis oder eine beliebige Website einzubinden. Damit lassen sich all jene Tools, die Sie für die Zusammenarbeit brauchen beliebig verknüpfen.

Microsoft Teams gibt es als Web App, als App für Windows und Apps für Android und iOS. Somit steht Microsoft Teams auf allen Plattformen zur Verfügung und kann jederzeit und überall genutzt werden. Weiterlesen

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In 5 Schritten zu Office 365

Kategorien: Collaboration, Office 365
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Wie sollten Sie vorgehen, um Office 365 erfolgreich und nachhaltig im Unternehmen zu implementieren? Wir zeigen Ihnen die 5 wichtigsten Schritte bei der Einführung auf:

Schritt 1: Szenarien definieren

Im ersten Schritt gilt es sich zu überlegen, welche Anforderungen bestehen und diese zu definieren. Die verschiedenen Anforderungen müssen anschließend priorisiert werden. Auf Basis der Anforderungen werden Ziele gesetzt. Hierzu empfiehlt es sich, das SMART-Paradigma, zur Definition der Ziele, heranzuziehen.

Schritt 2: Analyse und Auswahl der Tools

Anhand der Zieldefinition werden nun geeignete Tools aus der Office 365-Palette ausgewählt. Für einige Aufgaben gibt es mehrere mögliche Tools, diese haben aber unterschiedliche Stärken und Schwerpunkte. Darum ist in diesem Schritt besonders darauf zu achten, welche Anforderungen im Vordergrund stehen und darauf basierend sind die richtigen Tools auszuwählen.

Außerdem muss beachtet werden, welche Abhängigkeiten zwischen den Office 365-Anwendungen bestehen. Zum Beispiel wird für Office 365-Groups eine Verbindung zum Exchange Konto, also Exchange Online, benötigt. Für hybride Konfigurationen oder Migrationstools werden zudem bestimmte Versionen der On-Premise-Server vorausgesetzt. Vor allem für Kernanwendungen, wie das Active Directory oder Exchange, ist dies entscheidend. Weiterlesen

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Projektkoordination…was ist das eigentlich? Und braucht man so etwas überhaupt? Sie kennen sie sicher, diese Statusmeetings, in denen der Projektmanager herausfinden möchte wer wie weit mit seiner Arbeit ist, wer gerade was macht und was als Nächstes kommt. Meistens langatmige Meetings mit einem großen Teilnehmerkreis. Da stellt sich schnell die Frage, ob diese Meetings der Produktivität schaden oder sie fördern.

Ich hätte Kindergärtner werden sollen

Man geht davon aus, dass Projektmitarbeiter fähig sind, sich selbst zu koordinieren und sicherstellen, dass das Projekt vorangeht und jeder das Richtige macht. Prinzipiell stimmt das, doch Projekte werden komplexer und für den Einzelnen immer weniger überschaubar. Komplexe Projekte benötigen in der Regel auch mehr Mitarbeiter, womit die eigene Koordination noch schwieriger wird. Dazu kommt dann oft noch die Linientätigkeit, die in Konflikt mit den Projekttätigkeiten gerät. Deshalb ist es notwendig, dass Projektkoordination gemacht wird – und das effektiv und effizient.

Dabei muss Eines klar sein: als Projektmanager kann und möchte ich nicht jedem im Projekt nachlaufen müssen um sicherzustellen, dass er oder sie das Richtige zum richtigen Zeitpunkt macht. Würde ich das machen wollen, hätte ich Kindergärtner werden sollen. Das wäre dann sicher lustiger gewesen.

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Um Daten von Personen verarbeiten zu dürfen, muss die sogenannte „Rechtmäßigkeit der Verarbeitung“ vorliegen. Eine Möglichkeit zur Erlangung der Rechtmäßigkeit ist das Einholen einer entsprechenden Einwilligung bei der betroffenen Person.

Eine Einwilligung ist auch in den meisten Fällen notwendig, um mit der betroffenen Person telefonisch oder via E-Mail Kontakt aufzunehmen. Dies ist nicht direkt ein Datenschutzthema sondern wird in Österreich durch das Telekommunikationsgesetz bzw. in Deutschland durch das Telemediengesetz geregelt. Mit der kommenden ePrivacy Verordnung der EU wird auch dieser Bereich europaweit geregelt. Die bisher existierenden Entwürfe enthalten ebenfalls die Forderung zur Einwilligung durch die betroffene Person.

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In Office 365 gibt es neben den Enterprise und Business Plänen auch Pläne für einzelne Tools, wie Email, SharePoint oder Yammer. Auch spezielle Pläne für Kiosk Benutzer, sprich Benutzer ohne eigenen PC, welche z. B. in der Fertigung über ein gemeinsames Terminal zugreifen, können erworben werden.

Um Geld zu sparen sollte bei der Lizenzierung darauf geachtet werden, welche Tools der Benutzer wirklich benötigt. Nur die dafür notwendige Lizenz muss im Anschluss gekauft werden. Benötigt der Benutzer später andere Applikationen, so kann die Lizenz jederzeit getauscht bzw. erweitert werden.

Die richtige Lizenz für jeden Benutzer

In diesem Beitrag möchte ich einen Überblick über die wichtigsten Lizenzen geben, so dass Sie die richtige Lizenz für Ihre Benutzer auswählen und so die Lizenzkosten reduzieren:

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Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legt verbindliche Regeln für alle Unternehmen fest, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Verletzungen der Vorgaben haben hohe Strafen zur Folge, die bis 4% des globalen Umsatzes eines Unternehmens, bzw. bis zu 20 Mio. Euro reichen können (je nachdem welcher Betrag höher (!) ist).

Klare Regeln zur Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Es gibt hier von Seiten des DSGVO in Artikel 6 eine klare Auflistung der Kriterien für die Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung. Mindestens einer der folgenden Punkte muss erfüllt sein:

  • die betroffene Person hat die Einwilligung erteilt
  • die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Auftrags notwendig (inkl. vorvertraglicher Maßnahmen, z. B. Broschüre zusenden oder Angebotserstellung)
  • das Unternehmen ist rechtlich verpflichtet die Daten zu verarbeiten (z. B. Buchhaltung)
  • lebenswichtige Interessen der betroffenen Person werden berührt (das ist eher im Gesundheitswesen bzw. der Notfallmedizin anzutreffen als bei „normalen“ Unternehmen)
  • die Verarbeitung liegt im öffentlichen Interesse
  • das Unternehmen (der „Verantwortliche“) hat ein berechtigtes Interesse an den Daten, das die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person übersteigen

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Sie kennen das sicher. Ein neues Projekt startet. Nachdem man schon das eine oder andere über den Flurfunk erfahren hat, findet jetzt endlich der Kickoff statt. Alle sind motiviert und enthusiastisch und dann…

Dann gehen alle wieder ihrem Tagesgeschäft nach. Der erste Arbeitstermin findet einige Wochen nach dem Kickoff statt, keiner fühlt sich so richtig verantwortlich und die Beteiligten haben nur noch eine leise Ahnung, worum es eigentlich geht.

Der zarte Setzling, der sich angeschickt hat ein stattlicher Baum zu werden, verdurstet, weil ihn keiner hegt und pflegt oder keiner weiß, dass es eigentlich um diesen Setzling geht.

Kickoffs sind nur unnötige Zeitfresser

Oft wird die Notwendigkeit des Kickoffs nicht realisiert und als unnötiger Overhead wahrgenommen. Unsere Erfahrung zeigt hier ein anderes Bild. Der Kickoff ist eines, wenn nicht sogar das wichtigste Ereignis im Leben eines Projekts. Es ist die einmalige Chance alles richtig oder falsch zu machen. Denn es ist der Startpunkt einer Phase im Projektlebenszyklus – der Projektstartphase. Das Problem des Kickoffs und der Projektstartphase ist, wenn sie richtig und gut gemacht werden, wird man nie die Kosten sehen, die man sich erspart hat. Weiterlesen

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Microsoft hat mit PowerApps und Flow im Laufe des letzten Jahres zwei neue Werkzeuge für Office 365 und Dynamics 365 geschaffen. Beide Anwendungen ermöglichen es dem normalen Benutzer, ohne Programmierkenntnisse oder tiefgreifendes IT-Know-how, Apps und Workflows zu erstellen. Für beide Tools gibt es Web Anwendungen oder auch Apps für Mobilgeräte und Tablets mit Android, iOS oder Windows (eine Windows App für Flow gibt es noch nicht). Die Basisfunktionen der Tools sind in diversen Office 365- und Dynamics 365-Plänen enthalten, so dass jeder diese Tools einsetzen kann. Premium Subscriptions liefern zusätzliche Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten oder erhöhen das Datenlimit und die Anzahl der möglichen Aufrufe für Flows. 

Was sind PowerApps?

PowerApps ermöglichen das schnelle Erstellen von Apps, ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen. In der Praxis benötigt man aber zumindest Basiswissen, um zu verstehen wie das Design der App, Formeln und Abhängigkeiten zwischen Feldern funktionieren. Auch wenn der Name es vermuten lässt, sind PowerApps keine wirklich eigenständigen Apps, sondern werden innerhalb der PowerApps-App ausgeführt, welche für alle Plattformen – Windows, iOS und Android – zur Verfügung steht. Um den Start zu vereinfachen und Ideen für Apps zu liefern, bietet Microsoft auch diverse Beispiel-Apps: Weiterlesen

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