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In 5 Schritten zu Office 365

Kategorien: Collaboration, Office 365
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Wie sollten Sie vorgehen, um Office 365 erfolgreich und nachhaltig im Unternehmen zu implementieren? Wir zeigen Ihnen die 5 wichtigsten Schritte bei der Einführung auf:

Schritt 1: Szenarien definieren

Im ersten Schritt gilt es sich zu überlegen, welche Anforderungen bestehen und diese zu definieren. Die verschiedenen Anforderungen müssen anschließend priorisiert werden. Auf Basis der Anforderungen werden Ziele gesetzt. Hierzu empfiehlt es sich, das SMART-Paradigma, zur Definition der Ziele, heranzuziehen.

Schritt 2: Analyse und Auswahl der Tools

Anhand der Zieldefinition werden nun geeignete Tools aus der Office 365-Palette ausgewählt. Für einige Aufgaben gibt es mehrere mögliche Tools, diese haben aber unterschiedliche Stärken und Schwerpunkte. Darum ist in diesem Schritt besonders darauf zu achten, welche Anforderungen im Vordergrund stehen und darauf basierend sind die richtigen Tools auszuwählen.

Außerdem muss beachtet werden, welche Abhängigkeiten zwischen den Office 365-Anwendungen bestehen. Zum Beispiel wird für Office 365-Groups eine Verbindung zum Exchange Konto, also Exchange Online, benötigt. Für hybride Konfigurationen oder Migrationstools werden zudem bestimmte Versionen der On-Premise-Server vorausgesetzt. Vor allem für Kernanwendungen, wie das Active Directory oder Exchange, ist dies entscheidend. Weiterlesen

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Projektkoordination…was ist das eigentlich? Und braucht man so etwas überhaupt? Sie kennen sie sicher, diese Statusmeetings, in denen der Projektmanager herausfinden möchte wer wie weit mit seiner Arbeit ist, wer gerade was macht und was als Nächstes kommt. Meistens langatmige Meetings mit einem großen Teilnehmerkreis. Da stellt sich schnell die Frage, ob diese Meetings der Produktivität schaden oder sie fördern.

Ich hätte Kindergärtner werden sollen

Man geht davon aus, dass Projektmitarbeiter fähig sind, sich selbst zu koordinieren und sicherstellen, dass das Projekt vorangeht und jeder das Richtige macht. Prinzipiell stimmt das, doch Projekte werden komplexer und für den Einzelnen immer weniger überschaubar. Komplexe Projekte benötigen in der Regel auch mehr Mitarbeiter, womit die eigene Koordination noch schwieriger wird. Dazu kommt dann oft noch die Linientätigkeit, die in Konflikt mit den Projekttätigkeiten gerät. Deshalb ist es notwendig, dass Projektkoordination gemacht wird – und das effektiv und effizient.

Dabei muss Eines klar sein: als Projektmanager kann und möchte ich nicht jedem im Projekt nachlaufen müssen um sicherzustellen, dass er oder sie das Richtige zum richtigen Zeitpunkt macht. Würde ich das machen wollen, hätte ich Kindergärtner werden sollen. Das wäre dann sicher lustiger gewesen.

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einwilligungerklaerung-dsgvo-fwi

Um Daten von Personen verarbeiten zu dürfen, muss die sogenannte „Rechtmäßigkeit der Verarbeitung“ vorliegen. Eine Möglichkeit zur Erlangung der Rechtmäßigkeit ist das Einholen einer entsprechenden Einwilligung bei der betroffenen Person.

Eine Einwilligung ist auch in den meisten Fällen notwendig, um mit der betroffenen Person telefonisch oder via E-Mail Kontakt aufzunehmen. Dies ist nicht direkt ein Datenschutzthema sondern wird in Österreich durch das Telekommunikationsgesetz bzw. in Deutschland durch das Telemediengesetz geregelt. Mit der kommenden ePrivacy Verordnung der EU wird auch dieser Bereich europaweit geregelt. Die bisher existierenden Entwürfe enthalten ebenfalls die Forderung zur Einwilligung durch die betroffene Person.

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office365-lizenzierung-fwi

In Office 365 gibt es neben den Enterprise und Business Plänen auch Pläne für einzelne Tools, wie Email, SharePoint oder Yammer. Auch spezielle Pläne für Kiosk Benutzer, sprich Benutzer ohne eigenen PC, welche z. B. in der Fertigung über ein gemeinsames Terminal zugreifen, können erworben werden.

Um Geld zu sparen sollte bei der Lizenzierung darauf geachtet werden, welche Tools der Benutzer wirklich benötigt. Nur die dafür notwendige Lizenz muss im Anschluss gekauft werden. Benötigt der Benutzer später andere Applikationen, so kann die Lizenz jederzeit getauscht bzw. erweitert werden.

Die richtige Lizenz für jeden Benutzer

In diesem Beitrag möchte ich einen Überblick über die wichtigsten Lizenzen geben, so dass Sie die richtige Lizenz für Ihre Benutzer auswählen und so die Lizenzkosten reduzieren:

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personenbezogene-Daten-fwi

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legt verbindliche Regeln für alle Unternehmen fest, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Verletzungen der Vorgaben haben hohe Strafen zur Folge, die bis 4% des globalen Umsatzes eines Unternehmens, bzw. bis zu 20 Mio. Euro reichen können (je nachdem welcher Betrag höher (!) ist).

Klare Regeln zur Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Es gibt hier von Seiten des DSGVO in Artikel 6 eine klare Auflistung der Kriterien für die Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung. Mindestens einer der folgenden Punkte muss erfüllt sein:

  • die betroffene Person hat die Einwilligung erteilt
  • die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Auftrags notwendig (inkl. vorvertraglicher Maßnahmen, z. B. Broschüre zusenden oder Angebotserstellung)
  • das Unternehmen ist rechtlich verpflichtet die Daten zu verarbeiten (z. B. Buchhaltung)
  • lebenswichtige Interessen der betroffenen Person werden berührt (das ist eher im Gesundheitswesen bzw. der Notfallmedizin anzutreffen als bei „normalen“ Unternehmen)
  • die Verarbeitung liegt im öffentlichen Interesse
  • das Unternehmen (der „Verantwortliche“) hat ein berechtigtes Interesse an den Daten, das die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person übersteigen

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projekt-Kickoff-fwi

Sie kennen das sicher. Ein neues Projekt startet. Nachdem man schon das eine oder andere über den Flurfunk erfahren hat, findet jetzt endlich der Kickoff statt. Alle sind motiviert und enthusiastisch und dann…

Dann gehen alle wieder ihrem Tagesgeschäft nach. Der erste Arbeitstermin findet einige Wochen nach dem Kickoff statt, keiner fühlt sich so richtig verantwortlich und die Beteiligten haben nur noch eine leise Ahnung, worum es eigentlich geht.

Der zarte Setzling, der sich angeschickt hat ein stattlicher Baum zu werden, verdurstet, weil ihn keiner hegt und pflegt oder keiner weiß, dass es eigentlich um diesen Setzling geht.

Kickoffs sind nur unnötige Zeitfresser

Oft wird die Notwendigkeit des Kickoffs nicht realisiert und als unnötiger Overhead wahrgenommen. Unsere Erfahrung zeigt hier ein anderes Bild. Der Kickoff ist eines, wenn nicht sogar das wichtigste Ereignis im Leben eines Projekts. Es ist die einmalige Chance alles richtig oder falsch zu machen. Denn es ist der Startpunkt einer Phase im Projektlebenszyklus – der Projektstartphase. Das Problem des Kickoffs und der Projektstartphase ist, wenn sie richtig und gut gemacht werden, wird man nie die Kosten sehen, die man sich erspart hat. Weiterlesen

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Microsoft-PowerApps-FWI

Microsoft hat mit PowerApps und Flow im Laufe des letzten Jahres zwei neue Werkzeuge für Office 365 und Dynamics 365 geschaffen. Beide Anwendungen ermöglichen es dem normalen Benutzer, ohne Programmierkenntnisse oder tiefgreifendes IT-Know-how, Apps und Workflows zu erstellen. Für beide Tools gibt es Web Anwendungen oder auch Apps für Mobilgeräte und Tablets mit Android, iOS oder Windows (eine Windows App für Flow gibt es noch nicht). Die Basisfunktionen der Tools sind in diversen Office 365- und Dynamics 365-Plänen enthalten, so dass jeder diese Tools einsetzen kann. Premium Subscriptions liefern zusätzliche Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten oder erhöhen das Datenlimit und die Anzahl der möglichen Aufrufe für Flows. 

Was sind PowerApps?

PowerApps ermöglichen das schnelle Erstellen von Apps, ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen. In der Praxis benötigt man aber zumindest Basiswissen, um zu verstehen wie das Design der App, Formeln und Abhängigkeiten zwischen Feldern funktionieren. Auch wenn der Name es vermuten lässt, sind PowerApps keine wirklich eigenständigen Apps, sondern werden innerhalb der PowerApps-App ausgeführt, welche für alle Plattformen – Windows, iOS und Android – zur Verfügung steht. Um den Start zu vereinfachen und Ideen für Apps zu liefern, bietet Microsoft auch diverse Beispiel-Apps: Weiterlesen

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Sicherheit-in-Office365-fwi

Um Office 365 im Unternehmen einsetzen zu können, ist es notwendig, für Office 365 ein Sicherheitskonzept zu etablieren. Es besteht natürlich die Möglichkeit Office 365 als eigenständige Applikation, unabhängig von allen anderen Systemen, zu verwalten. Gehen Sie diesen Weg, so ist keine Kopplung mit dem lokalen Active Directory notwendig. Jedoch müssen Sie jeden Benutzer in Office 365 separat anlegen, Lizenzen zuweisen und Berechtigungen erteilen.

Um die Arbeit zu erleichtern kann Ihr Office 365-Sicherheitskonzept auf Basis Ihres Active Directories aufbauen. Hier ist es nötig, das lokale Active Directory mit dem Azure Active Directory zu koppeln. 

Wie wird das Active Directory in die Cloud synchronisiert?

Abhängig vom Aufbau des eigenen Active Directories gab es bisher unterschiedliche Herangehensweisen und Konfigurationen. Seit dem Frühjahr 2016 gibt es dafür ein einziges Tool: Azure Active Directory Connect. Weiterlesen

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datenschutzgrundverordnung-fwi

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird von vielen Juristen und Datenschutzexperten als eines der wichtigsten EU-Gesetze der letzten 10 Jahre bezeichnet. Ihr Einfluss auf die Art wie Unternehmen in Zukunft mit personenbezogenen Daten arbeiten, kann erst langsam abgeschätzt werden.

Klar ist, dass die Vorgaben der DSGVO auch erheblichen Einfluss auf die organisatorischen Prozesse eines Unternehmens haben. Und auch auf die Art und Weise wie, woher und zu welchem Zweck personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet werden.

Zuallererst eine Begriffsbestimmung: Was sind eigentlich personenbezogene Daten?

In der DSGVO (Artikel 4) sind personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare [lebende] natürliche Person beziehen“ definiert. Somit ist praktisch jede Kundendatenbank, jeder Online-Shop, jedes Newsletter-System, etc., welche Daten von Bürgern der Europäischen Union verwalten, von der DSGVO betroffen. Dies unabhängig davon, wo die Verarbeitung stattfindet oder in welchem Land das verarbeitende Unternehmen seinen Sitz hat.

In vielen Kundendatenbanken ist die Datenqualität ein dauerndes und schwieriges Thema. Daten werden von verschiedenen Personen erfasst, teilweise von den Kunden in Web-Shops selbst eingegeben und dann automatisch in das System importiert. Eingaberichtlinien sind nicht vorhanden oder werden nicht eingehalten, Schreibweisen von Adressen variieren, Dubletten werden angelegt, alte Datensätze werden nicht entfernt, etc.

Die „richtige“ Datenbank

Die Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die in Artikel 5 der DSGVO definiert sind und deren Missachtung mit Strafen bis 4% des Jahresumsatzes eines Unternehmens geahndet werden, verlangen u.a., dass für personenbezogene Daten die „Richtigkeit“ erfüllt ist. Eine „richtige“ Datenbank Weiterlesen

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projektziele_fwi

Alle reden davon wie wichtig es ist, Projektziele zu definieren. Und doch haben die meisten Projekte keine Ziele. Oder noch schlimmer, keine messbaren Ziele. Sie werden jetzt vielleicht sagen: „Meine Projekte haben immer Ziele!“ Haben Sie das? Oder sind es vielleicht nur Wünsche?

Warum Projektziele wichtig sind

Der Titel des Beitrags bringt es eigentlich schon auf den Punkt. Wie soll ich wissen, wie ich hinkomme, wenn ich nicht weiß wohin ich will? Projektziele sagen einem genau das – nämlich wo die Reise hingehen soll. Wie wir dorthin kommen, ist dann Sache des Projektteams.

Projektziele geben jeder Aktivität im Projekt einen Rahmen. Zum Beispiel findet das Erheben von Requirements immer vor dem Hintergrund der Projektziele statt. Jede Person im Projektteam muss sich zu jeder Zeit fragen, ob deren Arbeit das Projekt näher an dessen Ziele bringt oder nicht. Damit wird sichergestellt, dass alle in die gleiche Richtung gehen. Ohne Projektziele wird jeder seine eigene Interpretation einer Zielerreichung haben und unterschiedliche Richtungen einschlagen oder eigene Interessen verfolgen.

Aber es gibt noch andere wichtige Aufgaben von Projektzielen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wann ein Projekt in einer Krise ist? Was definiert eine Krise? Der Ausfall einer Ressource? Eine hohe Anzahl an Bugs? Nein – das Projekt steckt in einer Krise, wenn eines oder mehrere Projektziele nicht erreicht werden können. Denn dann steht der gesamte Sinn des Projekts in Frage. Weiterlesen

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