Projektziele: Woher soll man den Weg kennen, wenn man das Ziel nicht kennt?

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Alle reden davon wie wichtig es ist, Projektziele zu definieren. Und doch haben die meisten Projekte keine Ziele. Oder noch schlimmer, keine messbaren Ziele. Sie werden jetzt vielleicht sagen: „Meine Projekte haben immer Ziele!“ Haben Sie das? Oder sind es vielleicht nur Wünsche?

Warum Projektziele wichtig sind

Der Titel des Beitrags bringt es eigentlich schon auf den Punkt. Wie soll ich wissen, wie ich hinkomme, wenn ich nicht weiß wohin ich will? Projektziele sagen einem genau das – nämlich wo die Reise hingehen soll. Wie wir dorthin kommen, ist dann Sache des Projektteams.

Projektziele geben jeder Aktivität im Projekt einen Rahmen. Zum Beispiel findet das Erheben von Requirements immer vor dem Hintergrund der Projektziele statt. Jede Person im Projektteam muss sich zu jeder Zeit fragen, ob deren Arbeit das Projekt näher an dessen Ziele bringt oder nicht. Damit wird sichergestellt, dass alle in die gleiche Richtung gehen. Ohne Projektziele wird jeder seine eigene Interpretation einer Zielerreichung haben und unterschiedliche Richtungen einschlagen oder eigene Interessen verfolgen.

Aber es gibt noch andere wichtige Aufgaben von Projektzielen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wann ein Projekt in einer Krise ist? Was definiert eine Krise? Der Ausfall einer Ressource? Eine hohe Anzahl an Bugs? Nein – das Projekt steckt in einer Krise, wenn eines oder mehrere Projektziele nicht erreicht werden können. Denn dann steht der gesamte Sinn des Projekts in Frage.

Wer die Projektziele definiert

Einfache Frage – einfache Antwort: der Projektauftraggeber. Klassische Projektziele bei vielen unseren Projekten: Ablöse des bestehenden Systems. Mal ehrlich, kein Auftraggeber wird ein mehrere Hunderttausend oder Millionen Euro Projekt vom Stapel laufen lassen, mit dem bloßen Gedanken das bestehende System abzulösen. Da steckt mehr dahinter. Zum Beispiel Effizienzsteigerung, ein transparenteres Reporting, schnellere Geschäftsabschlüsse und Lieferungen, etc.

So einfach die Antwort auch ist, so schwieriger ist leider die Umsetzung. Der Wichtigkeit von Projektzielen sind sich viele nicht bewusst. Deshalb ist es Aufgabe des Projektmanagements hier zu unterstützen und anzuleiten. Inhaltlich müssen die Projektziele vom Auftraggeber definiert werden. Die Ausformulierung wird gemeinsam mit dem Projektmanagement stattfinden.

Wie gute Ziele aussehen

Nehmen wir das Beispiel von oben: Ablöse des bestehenden Systems. Handelt es sich hier um ein Ziel? Oder stellt es eher einen Wunsch dar? Und was ist eigentlich der Unterschied?

Wünsche sind meist sehr grob gehalten und haben vor allem keinen zeitlichen Bezug. Ziele hingegen sind spezifischer und messbar. Suchen Sie im Internet nach S.M.A.R.T.-Ziele. S.M.A.R.T. ist ein Akronym, das eigentlich aus der Mitarbeiter- und Personalführung stammt. Es definiert, wie Ziele formuliert sein sollen, damit diese klar und verständlich sind.

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

Das obige Beispiel etwas zugeschliffen und verfeinert kann so aussehen: Mit Einführung des neuen Systems soll die Zeit von Erhalt einer Bestellung bis zum Beginn der Produktion nach Projektende um mindestens 30 % reduziert sein.

Normalerweise sind Überlegungen wie Kostenreduktionen Teil der Entscheidung über das Projekt, nur werden diese meist nicht artikuliert. Warum dies wichtig ist, zeigt sich im Weg, den man zur Zielerreichung einschlägt. Wenn die Wartungskosten reduziert werden sollen, dann wird auch schon die Auswahl des Systems vor diesem Hintergrund getroffen. Aber auch die Umsetzung der Requirements kann sich daran orientieren und man wird diese wahrscheinlich anders gestalten.

Jetzt stellt sich eine weitere Frage: Wann sollen Projektziele definiert werden? Während des Projektkickoffs? Oft liest man in der Literatur, dass Projektziele beim Projektkickoff definiert werden sollen. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass dies meist zu spät ist. Es ist sinnvoller, sich bereits in der Vorprojektphase – noch vor der Toolauswahl – darüber Gedanken zu machen und Projektziele zu definieren. Dann können diese auch schon in die Auswahl des Tools einfließen und so ihre maximale Wirksamkeit erreichen.

Und wie sieht es bei agilen Projekten aus?

Auch agile Projekte brauchen Ziele. Sonst wäre es ein zielloses vor sich hin arbeiten. Man formuliert nur keine klassischen Projektziele sondern eine Produktvision, auf die man hinarbeitet. So eine Produktvision macht sich übrigens auch bei klassischen Projekten gut.

Im Gegensatz zu Projektzielen legt die Produktvision den Fokus auf den Nutzen des Produkts für den Anwender. Da dieser Aspekt bei Projektzielen oft untergeht, kann es vorteilhaft sein, dass zuerst eine Produktvision (Produkt steht hier als Synonym für das Ergebnis des Projekts) erstellt wird, um daraus Projektziele abzuleiten, welche die Produktvision unterstützen.

FWI Goal

Gute Projektziele zu formulieren kann schwer sein und nimmt Zeit in Anspruch. Wir haben uns eine kleine Hilfestellung – FWI Goal – überlegt, die Ihnen das formulieren von Projektzielen erleichtert. Es handelt sich um eine Schablone, die sich an S.M.A.R.T.-Zielen orientiert, die Sie zur Projektzielformulierung heranziehen können. Laden Sie sich die Vorlage für FWI Goal herunter!

Aus unserer Praxis haben wir die besten Erfahrungen bei jenen Kunden gemacht, die sich in der Vorprojektphase 1-2 Tage unseres Know-hows zu Nutze gemacht haben. In diesem Workshop können dann bereits Ziele formuliert,  aber bereits auch grobe Zeitpläne, Prozesse und ähnliches definiert werden.

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Über den Autor: 

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Peter Burghardt
Projektleiter für ERP- und CRM-Projekte in der FWI. Mehrjährige Erfahrung als Projektleiter in ERP- , Infrastruktur- und SharePoint-Projekten. Erfahrung in der agilen Softwareentwicklung als Certified Scrum Product Owner mit Verantwortung für die Weiterentwicklung von CRM-Systemen und ist Certified Scrum Master. Studium an der Fachhochschule des BfI Wien, Studiengang „Projektmanagement und IT“. Diplomarbeiten über virtuelle Projektteams und den Einsatz von Enterprise 2.0 für die Kommunikationsoptimierung.

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